房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度

　　在現(xiàn)在社會，制度的使用頻率逐漸增多，制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、總則

　　本制度規(guī)定了本公司檔案資料的管理部門與收集與立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等管理內(nèi)容。

　　二、檔案的管理機構(gòu)

　�。ㄒ唬┕�司綜合辦公室是檔案管理部門，綜合辦公室主任具體負責檔案的日常理工作，辦公室檔案員做日常具體工作。

　�。ǘ�）財務資料，技術(shù)資料，房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、工程部、銷售部、綜合辦公司歸檔并保存；工程技術(shù)資料由技術(shù)部負責歸檔；其余資料原稿由公司綜合辦公室歸檔并保存。

　�。ㄈ�）各部門或個人視實際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后可留存影本。

　�。ㄋ模┺k公室檔案員主要工作職責 ：

　　1. 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

　　2. 對公司各部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督；

　　3. 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

　　4. 提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

　　三、檔案的收集與立卷

　　檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，整理立卷，集中到綜合辦公室進行歸檔。

　　（一）立卷的時間

　　凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在十日內(nèi)整理并保存，需移交綜合辦公室立卷的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。

　　（二）立卷的要求

　　1. 各部室設立兼職資料員，在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后，交綜合辦公室立卷歸檔；

　　2. 立卷時資料必須完整、真實、準確，請示和批復的底稿、正文和附件必須立在一起；

　　3. 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表；

　　4. 填寫案卷一律用碳素黑水筆或鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確；

　　5. 立卷應以各部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動狀況和面貌；

　　6. 立卷應以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起；

　　7. 立卷應把上級文件與公司文件，按保管期限和文件年限分開立卷；

　　8. 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便；

　　9. 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損；

　　10. 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　四、檔案的歸檔

　�。ㄒ唬┓补�司發(fā)出的文件，由綜合辦公室的檔案員收集并歸檔。

　�。ǘ�）當一項工作已完成時，由經(jīng)辦人員將該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交綜合辦公室檔案員歸檔。

　　1. 無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內(nèi)原稿統(tǒng)一由綜合辦公室負責歸檔，任何部門及個人不得自行留存；

　　2. 管理性文件材料應在辦理完畢一周內(nèi)及時歸檔；

　　3. 工程圖紙、工程標書等項目文件材料應在項目工程交付使用后及時歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；

　　4. 員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后一周內(nèi)歸檔；

　　5. 會計文件材料應由財務部門整理歸檔；

　　6. 變更、修改、補充的文件材料、內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料、公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料應隨時歸檔。

　　五、檔案的保管

　　檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

　　六、檔案的借閱

　�。ㄒ唬�檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱；

　　（二）各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可借閱；

　　（三）檔案借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借；

　�。ㄋ模�檔案一般不得借出綜合辦公室。如有特殊情況，可以作短期外借，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。逾期不還者，檔案員要及時催還；

　�。ㄎ澹┙栝啓n案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。

　　七、檔案保密要求

　　（一）檔案員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作；

　�。ǘ�）有密級檔案只許在綜合辦公室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準；

　�。ㄈ�）有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準；

　�。ㄋ模┕�司員工在調(diào)離本公司時，需按綜合辦公室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案員調(diào)離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

　　八、超期檔案的銷毀

　�。ㄒ唬�對超過保存期限檔案，由檔案員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導共同鑒定，報公司總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀；

　�。ǘ�）經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀；

　�。ㄈ�）銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

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